Инструкция по делопроизводству в организации реферат

Доверенность и ее реквезиты 4 2. Прием, учет кассационных жалоб и протестов 10 3. Докладная записка, справка. Их реквезиты 13 4. Приказ, порядок составление и его реквезиты 15 Список использованных источников: 22 Введение.

Содержание инструкции по делопроизводству Инструкция по делопроизводству Инструкция по делопроизводству документационному обеспечению управления — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации учреждения, предприятия, фирмы. Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации. Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству. Разработка инструкции по делопроизводству В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству является обязательным документом, регламентирующим делопроизводство.

Анализ Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

В разделе 1 Общие положения устанавливаются: область деятельности специалиста; порядок его назначения и освобождения от должности замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность специалиста, должностные лица, которыми он руководит.

В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности. В разделе 2 Функции перечисляются основные направления деятельности специалиста. В разделе 3 Должностные обязанности определены конкретные виды работ, выполняемые специалистом.

В разделе 4 Права устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей. В разделе 5 Ответственность указывается, за что конкретно несет ответственность данный специалист.

В дополнение к основным разделам должностной инструкции может быть введен раздел, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами этот раздел может устанавливать круг служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др.

Документооборот:понятие,функции,составные части. Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д. Покровский, П. Керженцев и др. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в году Институтом техники управления в проекте "Общих правил документации и документооборота".

В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, то есть все этапы обработки документов. Государственные стандарты на термины и определения , гг. Утвержденная в году " Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения " уточнила понятие "документооборот", включив в него и операцию "подшивка документа в дело".

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" установил определение понятия " документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки".

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации учреждении , так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота являются: - оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени; - максимальное сокращение инстанций прохождения документа каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов ; - порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы традиционные на бумаге и на магнитных носителях в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации учреждения , все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке и подшивке документов в дело.

Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации учреждении. Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации учреждении и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации в него могут входить и организационно-распорядительные документы.

В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по-разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.

В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы.

Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов например, запросы в другие организации. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Данные документы используются для организации работы учреждения организации , так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка докладные, объяснительная записка , личного состава и т.

Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации особенно если они территориально разнесены и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Следуя определению, регистрация документа - это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке.

Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов. Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

В инструкции по делопроизводству организации учреждения в приложении должен быть представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения.

Перечень утверждается руководителем организации учреждения , если он включает нерегистрируемую документацию всей организации учреждения , или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется. При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел.

Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых регистрационных номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения составления и хранения. Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации. Исключением являются индексы распорядительных документов постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и других документов , протоколов.

Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.

На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа в организацию учреждение. Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение. Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления организации учреждения.

В структурных подразделениях организации учреждения контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство. Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя организации учреждения.

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации — важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением.

Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами. Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач: 1 обеспечение документирования управленческой деятельности; 2 организация работы с документами в учреждении; совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций: разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления; обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования; контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.

Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций: Установление единого порядка прохождения документов документооборота учреждения ; Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов; Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов; Контроль за исполнением документов; Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.

Обеспечение защиты информации. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций: разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации; методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации; повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами; упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации; разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины; постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ. Структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами закрепляется в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах. В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы.

Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

Рассмотрим основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации. Положение о службе ДОУ — это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.

Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеетобязательную юридическую силу. Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами. Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документооборот в делопроизводстве

Организация будет являться успешной, если управление документацией будет осуществляться с помощью 5 Инструкция по делопроизводству в ЗАО. Аспекты анализа инструкции по делопроизводству. Этапы подготовки по делопроизводству. Организация документооборота на примере учреждения. список подобных работ. рефераты на заказ со скидкой.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" "Место печати". Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне листа внизу слева. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа выписки из документа подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется на последнем листе документа на свободном от текста месте и включает: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи инициалы, фамилию ; дату заверения копии выписки из документа. Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации. Марьина Дата Печать Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп. Копии электронных документов заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица. Если копия электронного документа предоставляется на физически обособленном носителе, на нем несмываемым маркером указывается: "Копия электронного документа, сокращенное наименование информационной системы, имя файла, формат файла, объем в байтах". Для представления в другую организацию, физическому лицу копия электронного документа направляется с сопроводительным письмом в электронной форме, если копия предоставляется по информационно-телекоммуникационной сети, или на бумажном носителе, если копия на физически обособленном носителе с указанием информационной системы, в которой хранится электронный документ, наименования документа, его даты и номера при его наличии , имени файла, формата файла и объема в Мб, даты изготовления копии при необходимости в сопроводительном письме указывается иная информация об электронном документе.

Организация делопроизводства в суде имеет своей целью обеспечить соблюдение процессуальных норм,.

Скачать файл: referat. Регистрация и учет поступающих в организацию документов. Подготовка и регистрация отправляемых документов.

Анализ инструкции по делопроизводству

Анализ Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь Анализ Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь Утверждение Инструкция по делопроизводству В начале года произошло событие, значимое для работников службы ДОУ, кадровых служб организаций. Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от До утверждения Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь далее - Инструкция организации руководствовались нормами Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь1, которая действовала без изменений с года далее - Примерная инструкция по делопроизводству. С принятием нового нормативного правового акта Примерная инструкция по делопроизводству утратила силу. В соответствии с Законом Республики Беларусь от Установленные Инструкцией нормы распространяются на организации как государственной, так и негосударственной формы собственности.

Анализ инструкции по делопроизводству на примере конкретной организации

В разделе 1 Общие положения устанавливаются: область деятельности специалиста; порядок его назначения и освобождения от должности замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность специалиста, должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности. В разделе 2 Функции перечисляются основные направления деятельности специалиста. В разделе 3 Должностные обязанности определены конкретные виды работ, выполняемые специалистом. В разделе 4 Права устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей. В разделе 5 Ответственность указывается, за что конкретно несет ответственность данный специалист. В дополнение к основным разделам должностной инструкции может быть введен раздел, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами этот раздел может устанавливать круг служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др. Документооборот:понятие,функции,составные части.

Некоторые тезисы из работы по теме Анализ инструкции по делопроизводству Введение Актуальность темы исследования.

Теоретические аспекты анализа инструкции по делопроизводству 1. От качества содержащейся в документе информации, рационального расположения информационных элементов реквизитов , грамотной организации документопотоков как внутри организации, так и за ее пределами, а также других факторов в значительной степени зависит эффективность управления. Вопросы документационного обеспечения деятельности отражаются в различных локальных нормативных правовых актах организации -- уставе, регламенте в коллегиальных органах , положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и др. В организациях могут разрабатываться специальные правовые акты для таких участков работы, которые играют ведущую или достаточно самостоятельную роль в деятельности учреждения.

Ведение делопроизводства в организации, учреждении

.

Анализ инструкции по делопроизводству (ДОУ) (на примере инструкции конкретного учреждения)

.

Инструкция по делопроизводству

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как правильно оформлять документы по делопроизводству
Похожие публикации