Доклад на тему документирование

Основные положения по документированию управленческой деятельности. Унификация и стандартизация управленческих документов. Значение документационного обеспечения управления. Тенденция развития делопроизводства в аппарате управления в современный период.

В качестве одного из средств регулирования документопотоков выступают документные государственные стандарты, общесоюзные классификаторы и унифицированные системы документации. Организационно-распорядительная документация. Приказ - акт издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов и управлений исполкомов местных Советов народных депутатов, руководителями учреждений, объединений, организаций и предприятий, действующими на основе единоналичия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права например, о назначении на должность. Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления.

Документирование деятельности государственных учреждений

Официальная формулировка в законодательстве РФ: документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и или их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

В узком смысле, документ — деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-то. Так, в праве под документом понимают письменный акт, составленный в предусмотренной законом форме и удостоверяющий факты юридического значения рождение лица, получение образования, трудовой стаж. В исторической науке документом называется письменное свидетельство о чём-либо, чаще всего принадлежащие государственному аппарату или общественным организациям.

Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью. Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены. Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин "Делопроизводство".

Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации. Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

Например: планирование, бухгалтерский учет, финансирование, отчетность, оперативное управление, обеспечение кадрами и т. Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, например: система организационно-распорядительной документации.

Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам. Унификацией документов - приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам. Унифицированная форма документа — это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом.

Унифицированная система документации — это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унификация документов является одним из методов их стандартизации. Стандартизация — это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа реквизитов , их расположение и правила оформления. Многочисленность видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных правил придания документам юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами.

Эта отрасль деятельности называется делопроизводством или документационным обеспечением управления. Документирование осуществляется на естественном языке рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы , а также искусственных языках с использованием новых носителей диски, карты, дискеты и др. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения Управления ГСДОУ и унифицированных систем документации УСД. Унифицированные системы документации - это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации. Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям уставам об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, приказы, распоряжения, указания, поручения, инструкции.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы приказы, постановления и др. Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа.

Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах. Распорядительный документ может быть отменен изменен распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка сути разногласий. Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, на советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах.

Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др. Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом.

В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания личные или по телефону , инструктирование и т. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.

Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями авторами текста , руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций. Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляют в следующей очередности: с подчиненными организациями, а также неподчиненными, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы; с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа; с общественными организациями - при необходимости или в случаях, предусмотренных документами этих органов; с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль надзор в определенной области санитарный, противопожарный и т.

Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, о структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей и т.

Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или бухгалтер.

Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций. Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения постановления коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем.

Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись. Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений. Утверждаемые документы инструкции, положения, уставы и др. Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа совета, коллегии, собрания, совещания и секретарь.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией. Существуют также документы-приложения. На приложениях к распорядительным документам и приложениях, дополняющих или поясняющих содержание другого документа, в правом верхнем углу печатают: Приложение.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: PDFfiller. Доклад #5 на тему: Что такое Composer

на тему: «Документирование информационно-справочных материалов». Выполнил: студент группы №З. Панасюра Д.Г. Приняла: Кислицина К.С. Документ. Документ – материальный объект, закрепленный внешней информацией для передачи его в управление или в пространстве. 2. История.

Общее собрание акционеров - высший орган управления акционерным обществом. Совет директоров и Правление акционерного общества. Правовые аспекты деятельности коллегиальных органов управления. Документирование деятельности коллегиальных органов управления. Сущность понятия "документ", его юридическая и правовая сила, функции, правила составления и оформления, основные требования к данным процессам. Требования к бланкам документов. Система справочно-информационных документов. Оформление справок, актов, предложений. Документирование деятельности коллегиальных органов. Анализ требований и правил составления резюме, анкет и заявлений. Построение текста протокола.

Официальная формулировка в законодательстве РФ: документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и или их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Учебно-методическое обеспечение курса 1. Рекомендуемая литература основная 1.

Документирование управленческой деятельности

Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Именно эти положения и определяют актуальность темы работы. Номенклатура дел является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимый всеми структурными подразделениями, должностными лицами организации без исключения независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации. Правильное оформление бланков. Основания классификации деловых документов. Кугушева Т.

Документирование управленческой деятельности предприятия

Понятие и сущность документа 5 1. Виды документов 6 1. Зарубежный опыт документирования 11 Глава 2. Возникновение и развитие традиционного документоведения 13 2. Способы документирования 18 Глава 3. Проблемы документирования 24 3. Так как процесс записи данных может осуществляться различными средствами, то и документы в практике управленческой деятельности встречаются самые разные — рукописные, графические, типографские, фото- и видеоматериалы. Документирование управленческой деятельности — регламентированная процедура, что дает ему гарантию юридической силы — качество, находящееся в ведомости действующего законодательства.

Делопроизводство как совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Документ и реквизиты, организация службы делопроизводства.

ДФД Нигметова З. Проверила ст. Теоретические основы документирования деятельности учреждения 5 1.

ТЕМЫ ДОКЛАДОВ (РЕФЕРАТОВ)

.

Документирование деятельности коллегиальных органов

.

Документирование управленческой деятельности

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: PDFfiller. Доклад на тему: Паттерны проектирования
Похожие публикации